L’implantation et l’exploitation de son immobilier impactent directement la performance de l’activité d’une entreprise. Un défi à relever, des impairs à éviter dans le choix de ses bureaux considérés généralement comme le deuxième poste de dépenses dans une entreprise.
Audit immobilier et stratégie immobilière
Pour évaluer ces besoins et définir sa stratégie immobilière, l’utilisateur doit s’interroger sur les bureaux qu’il occupe en termes de m² utilisés, de répartition des surfaces, de conception de ses espaces bureaux adaptés à ses activités tout en identifiant le pourcentage des espaces dédiés aux parties communes.
Renégocier son bail ou choisir de nouveaux bureaux
A l’approche d’une échéance triennale ou d’une fin de bail, deux scénarios s’imposent à un locataire : renégocier son bail ou déménager. Pour faire le bon choix il est nécessaire de se poser quelques questions comme :
L’immeuble est-il encore adapté au fonctionnement interne de l’entreprise ?
Peut-on améliorer les conditions d’occupation en renégociant le loyer, le nombre de M², la rénovation des bureaux, la période d’engagement ou les conditions de sortie ?
Quel est le contexte du marché des bureaux ?
Rédaction précise du cahier des charges : établir un calendrier et un budget
Si le déménagement est acté, le calendrier doit être calé sur les dates d’échéance du bail pour organiser les travaux d’aménagement des futurs bureaux et éviter aussi de payer un double loyer.
L’évaluation du budget doit intégrer les surfaces de bureaux nécessaires, les secteurs géographiques privilégiés et les négociations à engager avec le propriétaire sur la question du loyer et des avantages commerciaux qui pourraient être envisagés sous forme de franchise de loyer ou de contribution aux travaux.
Enfin, il faut prendre en compte la fiscalité et les charges immobilières qui peuvent être élevées si les équipements de l’immeuble sont vétustes ou si le choix de l’utilisateur se porte sur un immeuble de bureaux IGH.
Estimation des surfaces de bureaux nécessaires
L’audit de l’immeuble et des surfaces de bureaux préalablement occupés permettent de repenser et d’améliorer les méthodes de travail et l’organisation interne en termes de répartition des m² de bureaux et de ratio au m²/salarié. Un indicateur de référence dans les méthodes d’évaluation si l’on identifie la surface utile brute ou nette car l’erreur courante consiste à oublier d’intégrer dans ses calculs : les circulations, les locaux techniques, reprographie, l’espace fournitures, l’accueil…
En effet, la surface totale de bureau nécessaire est bien supérieure à la somme des m² pour le personnel et les salles de réunions.
Besoin de conseils complémentaires ? Découvrez aussi comment choisir une implantation stratégique pour vos futurs bureaux ainsi que nos conseils pour anticiper vos besoins techniques et d’aménagement.
Auteur : Yann Miolini Head of Marketing – Agency & Tenant Rep – CBRE