Préparer un déménagement de locaux de bureaux peut parfois être compliqué. Ce projet doit bien évidemment être le fruit d’une co-construction avec les collaborateurs pour maximiser les chances qu’il corresponde à leurs attentes. Voici 10 conseils pour ne rien oublier.

En bref :

1 – Auditez & définissez votre stratégie.
2 – Renégociez votre bail ou déménagez ?
3 – Rédigez votre cahier des charges
4 – Estimez les surfaces nécessaires
5 – Choisissez votre implantation géographique
6 – Privilégiez une bonne desserte en transport & parkings
7 – Communiquez sur votre culture d’entreprise à travers vos bureaux
8 – Favorisez la flexibilité selon l’activité de votre entreprise
9 – Anticipez vos besoins techniques
10 – Aménagez stratégiquement vos bureaux

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Avant de choisir ses bureaux, il est impératif de cerner ses besoins d’aménagement et d’équipements techniques. CBRE vous partage ses conseils et les tendances actuelles du marché.

Favoriser la flexibilité des espaces bureaux pour permettre l’évolution des méthodes de travail.

Un immeuble doit pouvoir s’adapter à l’évolution économique d’une entreprise et aux contraintes occasionnées par les fluctuations de son activité. Un immeuble de conception flexible permet à l’occupant de restituer des mètres carrés inutiles ou de densifier les surfaces pour supporter les pics d’activité qui peuvent entrainer des embauches pour de courtes périodes (consultants externes, par exemple). Les entreprises doivent éviter de se retrouver dans l’obligation de prendre des extensions peu pratiques et compliquées à gérer. Attention donc à la qualité de la conception de l’immeuble comme à la souplesse des aménagements d’espace de bureaux.

Anticiper les besoins techniques

Les exigences varient selon les entreprises mais, le cahier des charges doit comprendre un volet technique qui recense les points suivants :
• Chauffage & climatisation
• Éclairages &acoustique
• Câblage électrique & informatique
• Faux-planchers & faux-plafonds
• Ascenseurs
• Sécurité et sûreté de l’immeuble
• RIE
• Label environnemental des immeubles : les nouveaux immeubles tendent à obtenir des certificats qui attestent d’une démarche qualité de construction, supposés garantir une efficacité environnementale et énergétique. Choisir un immeuble bénéficiant d’un label peut garantir un certain confort, mais leur nombre reste encore très minoritaire dans le parc de bureaux français.

Adapter l’aménagement des espaces Bureaux

La réussite d’un déménagement dépend également d’un aménagement des espaces tertiaires et d’une architecture intérieure en ligne avec la dynamique que l’entreprise souhaite créer.

• Bureaux paysagés & bureaux cloisonnés : l’open space (incluant les bureaux collectifs ou semi-collectifs) s’affirme. L’organisation y gagne en fluidité, innovation et transparence. Mais il existe un compromis entre un décloisonnement total sur un plateau réunissant 50 salariés et la combinaison d’espaces ouverts semi-privatifs favorisant les échanges entre petits groupes de travail sans imposer les désagréments de l’open stress.
• Salles de réunion & espaces collaboratifs : qui n’a pas erré dans les locaux de son entreprise à la recherche d’une salle de réunion disponible ? Pour finir à 3 dans une salle prévue pour 15 personnes (ou pire, l’inverse) ? Prévoir donc un équilibre entre les différents lieux de rencontre pour plus de multiplicité, de liberté et de créativité.
• Espace détente : le bien-être des salariés est une notion assimilée par les RH ; pas uniquement par pur altruisme mais aussi pour stimuler la productivité.
• Design & architecture : l’objectif est de gagner de l’espace tout en privilégiant des lieux intimistes et privatifs, y compris dans les grands immeubles. Même si chaque entreprise est motivée par des impératifs différents, les grands objectifs sont souvent similaires : créer du bien-être et optimiser les coûts.

Besoin de conseils complémentaires ? Découvrez aussi comment évaluer ses besoins et définir sa stratégie immobilière ainsi que nos conseils pour choisir une implantation géographique stratégique.

Auteur : Yann Miolini Responsable Marketing Agence & Tenant Rep. CBRE 

Le déménagement de ses bureaux est un projet global pour une entreprise et parce que le choix de son implantation est déterminant, CBRE vous éclaire avec quelques conseils essentiels.

Choisir l’implantation géographique stratégique

Le choix du secteur sera déterminé par la combinaison de plusieurs critères : le budget prévu pour le loyer, les besoins stratégiques de l’entreprise (proximité des clients et des fournisseurs, site accessible facilement par les employés) et le taux de vacance de la zone qui jouera sur le niveau des valeurs locatives. La localisation d’une nouvelle implantation est en troisième position derrière les éléments de coûts et d’accessibilité dans le classement des priorités choisies par les entreprises.

Privilégier une bonne desserte en transport et des parkings

L’Etude Les Millennials en entreprise révèle aussi l’importance accordée par beaucoup d’entreprises à la proximité des transports en commun. Un critère primordial pour choisir un nouvel immeuble en particulier en IDF et dans les grandes villes de province. Un critère désormais incontournable pour retenir et attirer les talents professionnels.
Les études géomarketing et les calculs de temps de transport des collaborateurs dans un réseau souvent saturé permettent d’anticiper l’impact d’un déménagement. *
La présence de parkings dans l’immeuble viendra compléter ou pallier la desserte en transports publics. Il faut noter que le coût d’un parking urbain est élevé dans les quartiers d’affaires franciliens (1800 – 3000€/unité/an selon les secteurs). Enfin, une nouvelle tendance de parkings émerge pour les véhicules deux-roues.

4 critères déterminants d’une nouvelle implantation

L’immobilier de bureau un outil de communication au service de l’entreprise. L’adresse, l’immeuble, les aménagements d’espace bureau et la signalétique reflètent l’image et les valeurs de la marque d’une entreprise. Même si ce n’est pas toujours un critère déterminant dans le choix d’un immeuble, l’immobilier reste un outil de communication à part entière et un levier de performance pour l’utilisateur.

Besoin de conseils complémentaires ? Découvrez aussi comment évaluer vos besoins et définir votre stratégie immobilière ainsi que nos conseils pour anticiper vos besoins techniques et d’aménagement.

Auteur : Yann Miolini Responsable Marketing Agence & Tenant Rep CBRE
Pour en savoir plus, vous pouvez consulter l’étude « Les Millennials en entreprise »

Audit immobilier et stratégie immobilière

Pour évaluer ces besoins et définir sa stratégie immobilière, l’utilisateur doit s’interroger sur les bureaux qu’il occupe en termes de m² utilisés, de répartition des surfaces, de conception de ses espaces bureaux adaptés à ses activités tout en identifiant le pourcentage des espaces dédiés aux parties communes.

Renégocier son bail ou choisir de nouveaux bureaux

A l’approche d’une échéance triennale ou d’une fin de bail, deux scénarios s’imposent à un locataire : renégocier son bail ou déménager. Pour faire le bon choix il est nécessaire de se poser quelques questions comme :
L’immeuble est-il encore adapté au fonctionnement interne de l’entreprise ?
Peut-on améliorer les conditions d’occupation en renégociant le loyer, le nombre de M², la rénovation des bureaux, la période d’engagement ou les conditions de sortie ?
Quel est le contexte du marché des bureaux ?

Rédaction précise du cahier des charges : établir un calendrier et un budget

Si le déménagement est acté, le calendrier doit être calé sur les dates d’échéance du bail pour organiser les travaux d’aménagement des futurs bureaux et éviter aussi de payer un double loyer.
L’évaluation du budget doit intégrer les surfaces de bureaux nécessaires, les secteurs géographiques privilégiés et les négociations à engager avec le propriétaire sur la question du loyer et des avantages commerciaux qui pourraient être envisagés sous forme de franchise de loyer ou de contribution aux travaux.
Enfin, il faut prendre en compte la fiscalité et les charges immobilières qui peuvent être élevées si les équipements de l’immeuble sont vétustes ou si le choix de l’utilisateur se porte sur un immeuble de bureaux IGH.

Estimation des surfaces de bureaux nécessaires

L’audit de l’immeuble et des surfaces de bureaux préalablement occupés permettent de repenser et d’améliorer les méthodes de travail et l’organisation interne en termes de répartition des m² de bureaux et de ratio au m²/salarié. Un indicateur de référence dans les méthodes d’évaluation si l’on identifie la surface utile brute ou nette car l’erreur courante consiste à oublier d’intégrer dans ses calculs : les circulations, les locaux techniques, reprographie, l’espace fournitures, l’accueil…
En effet, la surface totale de bureau nécessaire est bien supérieure à la somme des m² pour le personnel et les salles de réunions.

Besoin de conseils complémentaires ? Découvrez aussi comment choisir une implantation stratégique pour vos futurs bureaux ainsi que nos conseils pour anticiper vos besoins techniques et d’aménagement.

Auteur : Yann Miolini Head of Marketing – Agency & Tenant Rep – CBRE