Avant de vous lancer dans les visites, prenez le temps de dimensionner votre projet immobilier. Comment calculer au plus juste la surface totale à louer ? Quelle sera la surface nécessaire pour votre espace de travail ? Quelle surface de bureau par personne ? 

Combien de m² de bureaux par personne ? Pour éviter les m² de bureaux superflus et rationaliser la surface de bureau par employé, attardez-vous sur votre situation actuelle. CBRE vous a sélectionné les questions incontournables à se poser en phase d’avant-projet et construire ainsi votre cahier des charges pour optimiser au maximum votre espace de travail. 

Analyse du bâtiment

Étudiez d’abord le type de construction. S’agit-il d’un immeuble ancien ou neuf ? Calculez ensuite la superficie des parties communes. Combien de m² représentent le hall, les couloirs, les escaliers, les jardins ou encore la partie parking ?

Analyse du mode de fonctionnement

Prenez en compte vos besoins, des spécificités métiers peuvent conditionner des modes de travail particuliers. Quel type d’aménagement de bureaux serait le plus adapté à l’activité de votre entreprise ? Avez-vous besoin de recevoir des clients ? Faut-il des espaces d’accueil, des salles d’attente ? Quel serait le bon ration entre bureaux en open-space, bureaux cloisonnés et espaces de travail collaboratifs.
Enfin, veillez à respecter les caractéristiques liées à l’organigramme de votre entreprise. Qui travaille avec qui ? Quelles sont les relations de proximité à respecter entre entités/départements ? Ces critères sont primordiaux, notamment pour des modes de travail en flex office.

Projection

Anticipez vos recrutements selon vos perspectives de croissance. Il est pertinent de se caler sur les échéances de son bail et de ne pas rester enfermé dans ses besoins immédiats. Allez-vous faire face à une réorganisation ? Dans 3, 6, 9 ans ?

Méfiez-vous des ratios m² par salarié. 250 m² pour 20 personnes, n’est jamais vrai ! Tout dépend de la surface utilisée pour le calcul, s’agit-il de la surface utile brute ou nette ? Le chiffre dépend essentiellement de votre secteur d’activité. Pour exemple, 20 avocats auront peut-être besoin de 800 m², quand 20 développeurs informatiques pourront certainement tenir sur un plateau de 300 m² !

L’erreur courante est d’oublier dans son calcul : les circulations, les locaux techniques, reprographie, fournitures, l’accueil… En effet, la surface de bureau nécessaire est bien supérieure à la somme des m² pour le personnel et des salles de réunions.
La surface que vous allez signer conditionne votre loyer et vos charges. La rentabilité de l’opération tient donc au nombre de m² loués. Cette mission d’avant-projet ne doit pas être négligée car elle est l’une des clés qui fera de votre transfert une réussite. Notez que cette démarche est facilitée par un accompagnement de professionnels.