Le Wall Street Journal a récemment publié un article sur une étude qui révélait que les personnes étaient environ 10 % plus productives lorsqu’elles avaient la possibilité d’interagir face à face avec leurs collègues et qu’elles avaient accès à des espaces pour discuter ou faire une pause. Ce qui est intéressant dans cette étude, c’est la manière dont la productivité a été mesurée : plutôt que de procéder à une étude de l’occupation des postes de travail, des détecteurs traçaient les mouvements des employés, qui ils rencontraient et à qui ils parlaient durant la journée. Nous connaissions les principes qui expliquent l’importance des interactions en face à face depuis que Tom Allen a défini la relation entre distance et interaction au MIT dans les années soixante-dix, mais à présent nous pouvons y ajouter des données chiffrées.

De fait, quand Marissa Meyer de Yahoo a pris la décision, tant décriée, de demander au personnel de ne plus travailler en mode nomade mais au contraire de travailler ensemble au bureau, sa décision était basée sur des données chiffrées émanant du réseau de la société, un fait qui fut quelque peu passé sous silence dans le brouhaha qui avait suivi.
Il fait peu de doute que de plus en plus de sociétés vont chercher à acquérir des data sur ce qui se passe effectivement dans leurs bureaux afin de prendre des décisions plus éclairées sur chaque aspect de leur organisation. La collecte de ces données chiffrées se doit d’être réalisée avec l’accord des salariés. Et il sera essentiel de s’assurer que ces informations ne seront pas utilisées de manière individuelle mais qu’elles contribueront à donner une vision globale du travail et non pas une étude spécifique sur un individu. On peut s’attendre à voir le débat se développer sur le sujet dans un avenir proche au sein des services les plus impliqués dans la conception et la gestion de l’espace de travail, à savoir les ressources humaines et les services informatiques.

Le CIPD (Chartered Institute of Personnel and Development) a publié un récent rapport intitulé “Talent analytics and big data – the challenge for HR”. Ce rapport examine les différentes manières dont les données chiffrées et les outils d’analyse des talents peuvent aider les RH à adopter une approche plus orientée sur l’avenir et plus basée sur le concret dans des processus tels que la planification des effectifs, la gestion des talents et le développement personnel.

Du point de vue stratégique, les outils d’analyse du personnel doivent être au centre des priorités de l’entreprise, comme doivent l’être les priorités propres des RH en termes de renforcement des capacités. Sur le plan tactique le rapport conclut que les RH doivent :

• Identifier les talents dont a besoin l’entreprise
• Rechercher davantage les talents essentiels parmi les personnes ayant des compétences en psychologie, en économie et autres sciences sociales afin de réduire la dépendance habituelle sur les ingénieurs informatiques (data engineers).
• Former des analystes qui comprennent en profondeur la gestion du capital humain et peuvent traduire les données en informations exploitables.

> L’intégralité de l’article « Data transforms the roles of offices and the people who manage them« 

Extraits des 3 articles retenus : " Le bien-être au travail par le space-planning " d’Ambre Delage publié dans Le Nouvel Economiste le 20/06/2013, " Le digital va aussi bouleverser la manière de concevoir les bureaux" de Valérie Leboucq publié dans les Echos le 21/06/13 et "Quels sont les sons qui stimulent votre créativité ? " publié sur Slate le 23/06/2013.
 

Créer des espaces dans l’espace pour redonner l’envie d’échanger plutôt que de s’isoler.

D’après le dernier baromètre Actineo-TNS Sofres, 86% des salariés français estiment que l’espace de travail, c’est-à-dire l’aménagement des bureaux et des locaux de l’entreprise, a un impact important sur leur bien-être au sein de l’entreprise. Et qui dit bien-être, dit performance.

Une problématique d’autant plus présente à l’heure où 60% des bureaux français sont organisés en openspace. “Ces vingt dernières années, l’openspace est devenu la règle en matière de bureau. Or, c’est à ce moment-là que sont arrivées les souffrances des salariés. Non pas parce que l’espace est ouvert, mais parce qu’il est souvent mal aménagé. Nous appelons ces openspace-là des openspace repoussoirs”, explique Odile Duchenne, directrice générale d’Actineo, l’observatoire de la qualité de vie au bureau.

On estime qu’en France, 43% des salariés, tous secteurs confondus, partagent aujourd’hui leur espace de travail avec 15 à 20 autres personnes…

Chaque individu a une représentation de l’espace qui s’avère structurante. L’espace étant par définition le contenant d’un corps, chacun a besoin d’un “contenant” minimal garantissant un minimum d’intimité”. Question d’espace et d’individualité donc. Or, à l’heure où les salaires ont été gelés et où les nouveaux systèmes de management prennent de moins en moins en compte le travail “au mérite”, le mobilier de bureau est l’une des rares manières de “donner satisfaction aux salariés, d’apporter un plus, du confort et de la convivialité”, analyse Odile Duchenne.
L’idée étant de créer des espaces dans l’espace. Des espaces individuels d’une part, et des espaces de travail collectif d’autre part. Et si un temps, les cloisons sont tombées pour ouvrir d’interminables plateaux, elles reviennent aujourd’hui en force pour les moduler à loisir. “Habituellement, nous mettons des tables et des bureaux qui permettent de créer un minimum de confidentialité. Mais ce sont bien sûr des ersatz de confidentialité.

Les entreprises continuent de privilégier le rangement et les bureaux, mais elles investissent également plus dans les sièges et les espaces de convivialité. Concrètement, nous pensons que les mobiliers et fournitures favorisant le bien-être représentent une augmentation de budget de l’ordre de 20 % par personne environ. Mais en parallèle, les fondamentaux vont être négociés à la baisse”. Dans l’ensemble, les entreprises sont prêtes à augmenter de 10% leur budget “mobilier de travail”. Soit un budget moyen de 3 000 euros, en tout, par poste de travail ! Mais le jeu en vaut la chandelle et les bénéfices sont mesurables.

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Travailler de partout ? Sauf quand il s'agit de se concentrer

" Plus la technologie est présente dans nos vies, plus la relation humaine va compter ", explique le Center for people and buildings, observatoire aux Pays-Bas qui existe depuis 15 ans.
Ce qui signifie pour les espaces de travail que ni les bureaux individuels cellulaires des années 1970 ni l’openspace qui leur a succédé ne sont adaptés aux modes de fonctionnement transversal, en réseau, de l’ère Internet. Ce qui marche ? Un mix des deux avec des espaces structurés différemment selon les moments de la journée et les tâches à réaliser.

Parmi les problèmes évoqués systématiquement dans les enquêtes de l’institut néerlandais, la difficulté grandissante que nous avons à nous concentrer. Entre 1,5 et 3 minutes d’affilée pas plus, alors que ce temps était estimé encore à 15 minutes il y a une dizaine d’années.

Autre constat : le taux moyen d’utilisation d’un poste de travail n’est que de 50% ! Logique, grâce aux mobiles, lab tops et autres tablettes, on travaille de plus en plus ailleurs qu’au bureau, chez soi et dans les transports. Idem sur les lieux de travail, non seulement on travaille autrement mais s’instaure une porosité entre le professionnel et le privé.

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Un bruit de fond pour que les idées fusent

Des chercheurs de l'Université de l'Illinois ont démontré qu'un certain niveau de bruit ambiant, caractéristique de celui que l'on trouve dans un coffee shop animé ou dans un salon où la télévision reste allumée (environ 70 décibels), conduit à une meilleure performance qu'un calme relatif de 50 décibels. S'inspirant de cette étude, un site américain, Coffitivity, a décidé de proposer gratuitement des sons d'ambiance. Attention néanmoins, cela ne fonctionne que pour les tâches créatives, pas pour celles qui demandent une très forte concentration !

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Workbays est un système de parois et de profilés, qui se démarque de l'agencement figé des bureaux. Leurs modules compacts et indépendants constituent à la fois des îlots propices à la réflexion, à une isolation visuelle et phonique, et devenir des espaces de discussion pouvant accueillir jusqu'à 4 personnes.

    « Il ne faut pas oublier que le monde des bureaux évolue et que le mobilier restera plus longtemps que le concept du bureau en tant que tel. Ce mobilier doit donc suivre ces changements au lieu de les entraver » Erwan Bouroullec.

Bureaux d'équipe, salles de conférence, postes de travail, espaces de discussion, vestiaires, coins cuisine et salons publics – autant de situations de travail que seuls quelques éléments de mobilier permettent de recréer, puis au besoin de modifier. L'alternance de plans organiques, de tailles d'espaces et de hauteurs de cloisons donne lieu à un paysage de bureaux qui sort des sentiers battus de l'openspace ou des box. L'utilisateur choisi d'instinct l'espace adapté à sa situation de travail : en public, à l'écart ou en groupe. « Nous proposons un mélange de solutions et de contextes qui s'offrent à la disposition des employés tout au long de leur journée de travail ». Erwan Bouroullec

 
Réalisé en éléments de cloison incurvés, droits ou en forme d’étoile de deux différentes hauteurs, Workbay offre une coquille protectrice et durable. Grâce à un feutre industriel robuste emprunté à l’industrie automobile et maintenu par une structure légère en aluminium, ces cellules isolent du bruit alentour. Une gamme de couleurs chaudes renforce le côté convivial et accueillant. Avec sa structure organique, ce système combine l’approche des Bouroullec de la flexibilité et de la modularité à leur approche très personnelle et antiautoritaire : « Nous nous sommes demandés comment s’isoler pour un appel téléphonique privé ou une discussion en tête-à-tête, pour qu’un collaborateur puisse réfléchir à une décision importante à prendre ou simplement pour avoir quelques instants de calme ». « Pour moi, un meuble doit offrir un abri, un gîte. Etre la première étincelle pour s’approprier un espace. » Erwan Bouroullec

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