Le contexte actuel a profondément modifié notre façon de travailler. Alors que le recours au télétravail, déjà amorcé par bon nombre d’entreprises s’accélère, repenser l’environnement de travail devient une nécessité pour accompagner des organisations toujours plus agiles, et des collaborateurs plus mobiles que jamais

Crédits photo : Alexis Paoli

Sidetrade, éditeur d’une plateforme logicielle basée sur l’Intelligence Artificielle, a souhaité profiter de la libération d’une surface de bureaux dans son immeuble pour créer un environnement de travail adapté à l’introduction du télétravail, au passage au flex office et conforme aux nouveaux modes de travail et à l’image de la marque. Grégory Leyne, Directeur des Ressources Humaines de Sidetrade revient sur ce projet d’aménagement mené de bout en bout par nos équipes CBRE Design & Project en pleine crise sanitaire.

Vous êtes acteur de la fintech et vous connaissez depuis quelques années une croissance soutenue. Comment cela se traduit-il en terme d’organisation ?

Depuis la création de Sidetrade en 2000 par Olivier Novasque, nous connaissons une augmentation rapide des effectifs composés essentiellement d’ingénieurs, de commerciaux et de fonctions transverses, dont la moyenne d’âge ne dépasse pas les 35 ans. Cela se traduit par une organisation très horizontale et agile, en mode projet, privilégiant la qualité des interactions entre les différents services.

Qu’est-ce qui vous a motivé à amorcer un nouveau projet immobilier ?

La configuration de nos anciens locaux au 114 rue Gallieni à Boulogne ne permettait pas le décloisonnement total des équipes. Les espaces de réunion, trop réduits, n’offraient plus aux collaborateurs des conditions optimales d’efficacité. Par ailleurs, les bureaux, attitrés et personnalisés, ne permettaient pas la flexibilité nécessaire. Enfin, le design général des locaux devait être remis au goût du jour.

Nous avons profité de ce projet pour nous étendre sur une superficie supplémentaire dans le même bâtiment et moderniser l’ensemble des espaces.

Le confinement et le télétravail ont-ils eu un impact sur votre projet ?

Le confinement a demandé à toutes les entreprises de faire face à une situation complètement inédite. L’un des atouts de Sidetrade est que les systèmes sur lesquels l’organisation repose sont tous dans le Cloud. Cela fait partie de la culture d’entreprise qui elle-même offre une technologie SaaS. Donc, tous les outils nécessaires au télétravail étaient déjà en place depuis longtemps. D’ailleurs, 100% de notre effectif y a eu recours dès le 20 mars 2020. En préparation du retour de tous dans les locaux, nous avons déjà instauré deux jours de télétravail par semaine pour l’ensemble de nos équipes.

Quels principaux enseignements en avez-vous tiré ?

Cette longue période de télétravail exclusif nous a montré les limites de ce type d’organisation. Nous sommes une majorité à avoir hâte de nous retrouver au bureau. Cette période met nettement en évidence le caractère « rassembleur » de l’espace professionnel, un lieu qui crée du lien social et favorise l’échange informel. Bien évidemment, cela a eu une influence sur la manière dont nous avons abordé ce projet de transformation.

Dans ce contexte, quelles étaient vos ambitions à travers ce nouveau projet d’aménagement ? Et quelles en ont été les étapes-clés ?

Nous nous sommes d’abord posé plusieurs questions : à quoi servaient des bureaux pour une entreprise telle que la nôtre aujourd’hui ? Pourquoi venir au bureau alors que le télétravail se développe et que les outils digitaux permettent de travailler partout ? Le bureau est, et restera, un lieu de socialisation et de forte créativité. Bien entendu s’ajoutent à cela des objectifs de bien-être : offrir des lieux qui, au-delà de la possibilité d’y travailler sereinement et efficacement, permettent aussi de s’y restaurer agréablement, de s’y détendre… Finalement, nous avons souhaité créer les conditions propices à ces « micro-événements » professionnels que l’on ne peut répliquer chez soi.

Nous avons donc réfléchi à des solutions pertinentes, totalement axées sur l’utilisateur. Pour ce faire, nous avons commencé par une phase d’observation des usages, puis d’écoute active des besoins. Nous avons notamment solliciter les collaborateurs via notre réseau social d’entreprise. Puisque les travaux ont été lancés durant le confinement, nous avons pris soin de maintenir l’ensemble des équipes informées. Les collaborateurs ont participé à distance à des sondages et ont pu suivre à distance l’avancée du chantier. Le 15 octobre 2020 nous avons ouvert un plateau test au sein duquel les collaborateurs étaient invités à venir travailler. Ce test a permis d’effectuer des ajustements. Avoir rapidement ce regard des principaux intéressés a été un facteur de réussite indéniable et les premiers retours sont excellents !

Quelles sont les caractéristiques de votre nouvel aménagement ?

Notre nouveau siège se caractérise par des espaces facilement modulables et d’une grande diversité, pour une organisation adaptée au flex office. Grâce à une occupation de 8 bureaux pour 10 collaborateurs, nous avons été en mesure de garantir un confort optimal et de proposer des espaces collaboratifs qui permettent d’augmenter nos capacités d’accueil. Ainsi, par exemple, nos « hot desks » permettent de travailler en l’absence d’un bureau individuel. 

La diversité et la convivialité étaient également au cœur de notre démarche. Les espaces sont adaptés aux usages de chacun selon son besoin du moment : concentration, réunion, accueil client, collaboration. Certains espaces rappellent le confort d’un salon chaleureux, d’une cuisine, d’une salle de jeux… D’autres permettent la convivialité à travers la collaboration et le partage, tels que les espaces café ou encore l’espace lounge.

Enfin, l’esthétique des lieux vient renforcer les caractéristiques précédentes : solides et naturelles, les matières utilisées confèrent un style moderne à l’espace de travail. Le bois blanc incarne l’authenticité et l’originalité. Les sièges offrent un soutien ergonomique optimal sans compromettre le style « habitat » souhaité. Cela se marie parfaitement avec un esprit « industriel » à l’image des plafonds à la technique apparente. Nos locaux suscitent des émotions positives et donnent une nouvelle dimension à l’espace de travail. Notre objectif ultime est que les équipes se sentent parfaitement à l’aise au sein de leur environnement.

Quels sont les besoins de flexibilité des entreprises ? Comment le marché s’adapte pour y répondre ? Regards croisés de P Martin, Directeur Immobilier France & Benelux chez IBM et G Yates, Director Enterprise Solutions France chez WeWork.

Interview menée par Berengere Oster, Directrice du Développement CBRE A&T Services Occupiers avec :

• Philippe Martin – Directeur Immobilier France & Benelux chez IBM
• Georges Yates – Director Enterprise Solutions France chez WeWork

Bérengère Oster / CBRE : IBM continue le profond renouvellement de son offre de services, se développe et a l’ambition d’amplifier son développement dans les technologies digitales. Comment cela se traduit-il en termes de besoin de flexibilité immobilière ?

Philippe Martin / IBM :  « IBM a en effet lancé le recrutement de 1500 personnes consultants, architectes, chefs de projet, dans les 18 mois qui viennent. Pour l’essentiel, des populations jeunes, fortement mobiles qui sont au contact permanent de nos clients. De plus, l’innovation, essentielle pour nous, passe par un travail en profondeur avec l’éco-système digital, par de la co-création avec nos clients et nos partenaires. Vous avez là les principaux moteurs de notre besoin de flexibilité : mobilité de nos collaborateurs, capacité à gérer des variations d’effectifs, capacité à travailler en mode projet ou dans des logiques d’incubateur. »

Bérengère Oster : Ces moteurs sont-ils ceux que WeWork constate chez ses clients ?

Georges Yates / Wework : « Les startups et les sociétés de la tech ont non seulement disrupté des business modèles mais ont transformé nos modes de travail. Le monde du bureau est en phase de mutation profonde. WeWork grâce à sa plateforme permet de répondre aux besoins d’acteurs très différents, au travers de solutions sur mesure, et accompagne les sociétés à tous les stades de leur développement. « 

Nous avons trois grands types de membres : les start-ups et les PME dont le nombre de postes de travail doit pouvoir varier et qui viennent chercher des services et lieux inspirants qu’elles n’auraient pas seules, pour des questions de taille critique ; des free-lances, dont la part dans la population active ne cesse d’augmenter, qui souhaitent faire partie d’une communauté ; des grandes entreprises en quête d’agilité, qui cherchent à se transformer et à rester compétitives dans la guerre des talents. « 

Bérengère Oster : Quel est le panel de solutions mis en place par IBM pour répondre à son enjeu de flexibilité ?

Philippe Martin / IBM  : « En tout premier lieu, il s’agit de rendre nos propres espaces plus flexibles, dans une logique de « space on demand », pour à la fois gérer la mobilité de nos salariés, intégrer des incubateurs et permettre une grande agilité dans la conduite des projets : nous sommes dans une démarche d’évolution permanente de nos espaces de travail à l’écoute de l’évolution des usages. La discussion avec les bailleurs sur la flexibilité requise dans les engagements et les durées fermes est aussi plus ouverte. Au-delà de nos sites stratégiques les espaces de coworking sont une solution complémentaire à la prise à bail classique, qui permet une grande réactivité, mais soulève aussi notamment des questions de confidentialité, de sécurité et de sentiment d’appartenance à l’entreprise. La position du curseur entre bail classique et espaces collaboratifs n’est pas encore stabilisée, et nous aimerions d’ailleurs avoir plus d’alternatives dans les villes moyennes où la gestion par baux traditionnels n’est pas toujours la mieux adaptée à nos besoins locaux. »

Bérengère Oster : Quel est l’éventail des offres proposées par WeWork pour répondre au besoin de flexibilité de ses membres ?

Georges Yates / Wework : « WeWork, c’est d’abord l’accès à une communauté et à un réseau mondial, à travers la mise à disposition d’espaces collaboratifs. La cohabitation avec d’autres sociétés est toujours vécue comme un élément de motivation de nos membres. C’est aussi une optimisation permanente, grâce aux data d’usage que nous collectons, et une innovation continue, notamment vers plus de personnalisation avec un smart desk, à venir, qui s’adapte à vos préférences.

WeWork adresse le sujet de la confidentialité en customisant des espaces privés à toute échelle pour des sociétés entre autres du secteur bancaire, de la cyber sécurité ou encore des nouvelles technologies.

Concrètement, notre offre intègre :

• La réservation de quelques postes ponctuellement.
• La réservation d’un plateau customisé permettant à l’entreprise d’affirmer son identité mais sans capex car pris en charge par WeWork.
• Des solutions hybrides sur tout ou partie d’un immeuble avec l’accès à des services et à un écosystème sur une durée d’engagement plus courte qu’un bail classique (2 ou 4 ans), y compris lorsqu’il s’agit de sourcer un immeuble spécifiquement pour un client, WeWork portant l’engagement de longue durée, mais offrant aussi une flexibilité spatiale en augmentant ou en réduisant la surface occupée selon les besoins dans le temps.
• Services dits Powered by We – La transformation et la gestion d’espaces en implémentant, au sein des locaux d’une société, des espaces de travail plus conformes aux besoins culturels, professionnels et commerciaux des sociétés, grâce à l’expertise et aux technologies de WeWork.
• La monétisation ou l’optimisation de surfaces vacantes. En partenariat avec une société, WeWork peut implanter le concept d’espaces de travail collaboratifs WeWork au sein même des grands groupes dans leurs immeubles ou grandes surfaces vacantes si leur localisation le permet.

Bérengère Oster : Quel serait votre mot de conclusion ?

Philippe Martin / IBM  : Optimisation de son propre patrimoine et flexibilité des solutions, en étant attentif aux nouvelles offres qui pourraient émerger

Georges Yates / Wework : Nous sommes juste au début de l’ère de la transformation digitale mais aussi de l’ère de l’agilité. L’intelligence artificielle et le quantum computing vont avoir un impact majeur sur le monde du travail et la société en générale. Personne ne peut prévoir exactement quel sera l’impact sur leur business d’où la nécessité de rester agile donc flexible.

En savoir plus sur le dernier rapport « Flexible Revolution » de CBRE

Quelle est l’étendue du phénomène « Flexible revolution » ? Deux études récentes de CBRE vous apportent des éclairages.

Après une phase d’enquête qualitative auprès de 25 clients en 2017 et une mesure précise de l’ampleur du phénomène de marché sur les espaces dévolus au coworking en Europe dans son étude « the flexible revolution », CBRE a interrogé plus largement les entreprises lors de son traditionnel Occupier Survey annuel sur leurs motivations et leurs intentions.

Résultat :  un changement marqué des motivations depuis l’an dernier. Si la problématique de réduction de coûts ou de besoin de flexibilité notamment à court terme reste au premier rang des préoccupations, les enjeux d’innovation sont de plus en plus présents. 28% des entreprises interrogées le citent désormais comme un des facteurs du recours aux espaces alternatifs, soit le double par rapport à l’an dernier.

Les entreprises cherchent plus de flexibilité

Les deux principales raisons en 2018 de changer les modes de travail sont l’innovation et l’attraction/rétention des talents.

Et le phénomène est appelé à prendre de l’ampleur : plus de la moitié des entreprises interrogées imagine utiliser des espaces de coworking dans les 3 prochaines années. Autre enseignement, la combinaison des solutions devient la règle.

Inscrivez-vous pour recevoir dès sa sortie notre étude

les Entreprises et l’Immobilier en 2018

OCCUPIER SURVEY 2018

Pour une vision sur l’offre de coworking en France :

Retrouvez nous sur immo.cbre.fr/coworking ou contactez nous.