CP : Le déclic pour bouger ?
Uptilab : Le besoin de « poser nos valises », si je puis dire. Depuis la création de l’agence en 2010, nous avons déménagé à 4 reprises. Signer un bail de 3 ans peut paraître une solution coûteuse et rigide mais elle est indispensable pour faire émerger une culture d’entreprise. Nous sommes ravis, aujourd’hui, d’avoir de l’espace ce qui nous offre la possibilité de nous développer.
Nous avons démarré l’activité d’Uptilab dans un espace de coworking, puis avons été hébergé chez notre principal client et enfin nous avons sous-loué des bureaux via www.bureauxapartager.com. Cette dernière formule est viable, selon nous, en deçà d’une taille critique de 10 salariés. En effet, la promiscuité de l’espace de travail nuit à l’échange qui est pourtant primordial en phase de création d’entreprise. Pour assurer à nos collaborateurs un ilot de concentration, nous leur offrons un abonnement Spotify.

CP : Comment avez-vous connu CBRE ?
Uptilab : Nous avons pris contact avec plusieurs agents immobiliers et nous avons aussi consulté les annonces sur internet. Finalement, c’est le professionnalisme de Corentin de Richoufftz qui nous a convaincu. Il a su instaurer un climat de confiance et a été force de proposition en nous présentant des bureaux adaptés. Nous avons particulièrement apprécié son objectivité lors des visites et les vérifications des aménagements clés pour nous : la fibre optique par exemple.

CP : Quel déclic pour choisir ?
Uptilab : Pour Uptilab, l’idéal était une localisation dans le " Silicon sentier ", nous recherchions donc dans les 2, 3, 10 et le bas du 9ème arrondissement. Les rues du Sentier et des jeuneurs sont le centre névralgique d’implantations des sociétés du web, on y ressent une vraie émulation, comme au sein d’un campus, on croise tous les midis des contacts, anciens collègues, futurs collaborateurs ou clients. Dans l’immeuble du 20 rue du Sentier, sont aussi installés LaFourchette et Mymajorcompany.

CP : Pourquoi passer par un conseil immobilier ?
Uptilab : 15 visites ont été nécessaires pour nous décider. La phase de recherche est véritablement time-consuming et nous pensions trouver bien plus rapidement. Nous avions également sous-estimé le temps nécessaire à la négociation et à la signature du bail. L’accompagnement de CBRE relatif à l’environnement règlementaire et aux conditions financières a été décisif.

CP : Décrivez-nous vos nouveaux bureaux du 20 rue du Sentier…
Uptilab : Un beau volume de 180 m² avec une belle hauteur sous plafond aménagés en un grand openspace, 2 salles de réunion et une petite cuisine. Des bureaux calmes et refaits à neuf dans lesquels quelques postes sont encore libres, mais notre société est en croissance et des recrutements sont à prévoir.

Le plateau était précédemment occupé par un cabinet comptable. Utopies souhaite immédiatement créer un openspace sans poste de travail attribué tout en créant de nouveaux espaces pour s’isoler.
Avant même de démarrer les travaux, la direction a la volonté de gérer les matériaux : recycler les cloisons existantes, ne pas utiliser plus de PVC que celui déjà présent sur les lieux.

Afin que les bureaux plaisent à leur quinzaine d’occupants, les employés ont été consultés pour l’aménagement de l’espace de travail. Néanmoins, toutes les suggestions émisses ne sont pas retenues car il faut garder en tête que l’objectif principal est de privilégier le confort de travail. L’idée d’un hammam dans le local copieur n’a donc pas été validée !

Le concept du Feng shui a permis d’objectiver la réorganisation de l’espace. Une " salle détente " permet aux salariés de suivre des cours de yoga, de jouer à la guitare ou aux jeux vidéo. La salle " café " multiplie les tables de 2 qui peuvent se transformer en salle de conférence, au besoin.
La décoration intérieure et surtout les objets design représentent l’histoire de l’entreprise. Il faut montrer le meilleur de ce qu’est l’entreprise, tout en évitant la caricature de la Start up.
 

Du mobilier de bureau écolo :
 

• Des tables de travail Extra-Muros en parquet de chêne de récupération,
• Des fauteuils GenY – Majencia,
• Une moquette chemin de galet – Interface,
• Du mobilier en cartons – Sentou,
• Pas de climatisation mais des stores pour se protéger de la chaleur,
• Une dalle anti-bruit au plafond,
• Des gouttières métalliques pour les fils électriques,
• Une machine à soda et du café sans capsules,
• Des détecteurs de présence
   

Le plus ?
Le mur végétal au fond du plateau qui donne une impression d’espace et un coté nature qui a son petit effet, sachant que ce dernier ne consomme pas plus d’énergie qu’un ordinateur portable !
 

Pourquoi cette démarche ?
Le bureau est indissociable de ce qu’il s’y passe. C’est pourquoi à chaque changement dans l’équipe, on réaménage les bureaux. Concernant la cuisine et le rangement, la dynamique est portée chaque semaine par une personne selon un planning tournant.

Utopies, c’est une conception différente de l’espace de travail. La volonté de rendre l’espace de travail plus convivial tout en conservant un lieu stimulant. Le pari semble réussi puisque les clients d’Utopies demandent régulièrement à organiser les réunions de travail dans les Eco bureaux tellement ils sont agréables à vivre.

CBRE remercie Madame Elisabeth Laville, fondatrice d'Utopies de la visite de ses superbes bureaux.

Le bureau contemporain est souvent un espace anonyme et uniforme au premier abord; l’utilisation de l’art peut être un excellent moyen pour y ajouter une touche personnelle.  Que cet apport artistique soit envisagé avant ou après l’aménagement (bien que l’aménagement rétrospectif ne soit jamais l’idéal), l’art  permet de personnaliser et contextualiser l’espace de travail, et il peut également être utilisé efficacement en tant qu’outil de de communication (branding). Certaines sociétés choisissent des œuvres d’art qui incarnent leurs valeurs ; d’autres utilisent l’art en vue de raconter l’histoire de leur entreprise, que ce soit en commanditant de nouvelles œuvres qui reflètent cette histoire, ou en reconvertissant des éléments d’archives de la société.
Dans les bureaux londoniens de la Deutsche Bank, les espaces individuels sont désormais personnalisés par les œuvres d’art qui y sont exposées. Chacune des quelque 60 salles de conférences présente un grand artiste britannique ou allemand, et  porte le nom de ce dernier. Dans les couloirs on entend souvent des bribes de conversations entre les salariés, du genre : “est-ce que Freud est libre en ce moment ?”, ou encore "on se réunit à Richter ?"; un visiteur peut trouver cela étrange au premier abord, mais cela fait partie désormais du langage commun pour les salariés et les partenaires commerciaux du siège britannique.

" En cette période d’austérité, il est facile d’oublier que l’art, la culture et le design peuvent  générer de la valeur, augmenter la productivité et améliorer le bien-être individuel et collectif " Mark Catchlove (Directeur Herman Miller et expert de l’espace de travail). Et c’est là un point capital du fait que nous vivons dans une époque où les façons de travailler évoluent, et que de nombreuses personnes peuvent choisir de travailler à domicile. De plus, cela ne peut être que bénéfique sur le plan de la problématique du maintien du personnel.  Fait intéressant, il est également évident que l’art suscite la créativité et qu’il peut engendrer un accroissement de la productivité. "Les entreprises devraient davantage mettre l’accent sur la maximisation  du rendement de leur actif clé : le personnel », ajoute Mark Catchlove. « Si vous pouvez augmenter la productivité, ne serait-ce que de 2 ou 3%, cela commence à en valoir la peine ".

Une nouvelle tendance dans l’aménagement des bureaux, qui devrait avoir un impact plus positif quant à la place de l’art sur le lieu de travail, est l’intégration de ce qu’on appelle le " troisième espace " (third space) – un terme polyvalent qui désigne les espaces qui ne sont ni des postes de travail proprement dit, ni des salles de réunion ; ce sont par exemple ces lieux de détente semi-privés, semi-publics, ou ces espaces pour « petits groupes » destinés aux collaborations ad-hoc ou au travail flexible.
Initié par les sociétés relevant des secteurs traditionnellement créatifs, telles que les agences de publicité et de design, le " troisième espace " semble désormais avoir plus de popularité. Une étude réalisée par The Workplace Intelligence Unit a révélé que, bien que cela ne soit pas considéré comme étant un élément fondamental de la stratégie adoptée sur le lieu de travail, la surface totale destinée à ce " troisième espace " devrait doubler d’ici 2020. Si les entreprises sont prêtes à consacrer une partie de leur budget à l’aménagement d’un " troisième espace ", l’art sur le lieu de travail ne peut qu’en tirer profit, car c’est pour lui l’endroit le plus adapté, notamment en ce qui concerne les œuvres d’art choisies par les salariés eux-mêmes. Cela devrait également permettre de motiver les individus à venir travailler au bureau ; une question de plus en plus pertinente.
Il est crucial que les sociétés fassent tout leur possible pour que le bureau devienne une destination de choix ; il s’agit de créer un environnement où les individus se sentent bien. " L’art répond à la question du maintien du personnel ", affirme Andy Moseley de KPMG. " Nous voulons encourager les individus à venir travailler ici, et l’art est une des stratégies subtiles que nous adoptons pour y parvenir ".
 

Voici 7 recommandations pour bien démarrer

1. COMMENCEZ A PLANIFIER EN AVANCE
   L’œuvre d’art peut être entièrement intégrée à l’aménagement et la construction de votre espace de travail, ce qui permet aux œuvres d’être suspendues, incorporées, éclairées et entretenues de façon optimale. Les coûts peuvent également être réduits en utilisant les budgets connexes tels que le revêtement, le vitrage etc.
    
2. CHERCHEZ A OBTENIR UN TRES LARGE SOUTIEN 
   Obtenez le soutien de la direction générale, et demandez-lui  ce qu’elle souhaite que le projet artistique transmette. Envisagez de créer un comité artistique, afin que d’autres acteurs clés puissent s’impliquer de manière efficace. Cherchez ensuite d’autres personnes susceptibles de soutenir le projet, en mettant en place une newsletter, des visites organisées pour le personnel, des rencontres avec  les artistes, et idéalement un catalogue détaillé. 
    
3. DONNEZ LE CHOIX AU PERSONNEL
   Des études récentes ont démontré que les salariés sont plus productifs s’ils peuvent adapter leur environnement à leurs besoins et préférences. L’œuvre d’art est un moyen de permettre aux employés de personnaliser leur lieu de travail. Ce choix peut être fait dans le cadre d’une consultation active pour les œuvres commanditées ou permanentes, ou en leur permettant de choisir eux-mêmes des œuvres temporaires.
    
4. EMPRUNTEZ OU LOUEZ CERTAINES DE VOS ŒUVRES D’ART
   Adopter une démarche de galeriste : avec des œuvres d’art qui sont alternées en interne selon les besoins, ou qui sont prêtées ou louées par des artistes et galeries pour des durées flexibles.  Changer les œuvres d’art régulièrement accroît également la possibilité de s’impliquer pour les salariés,  et de s’approprier leur environnement. Si une œuvre est très appréciée de tous, il est toujours possible de l’acheter après cette période d’essai.
    
5. DEMENEZ-VOUS POUR OBTENIR UN BUDGET DESTINE A L’ART
   La plupart des projets artistiques dignes de ce nom reçoivent au moins 5% du budget dédié à la décoration intérieure. Si ce montant est trop élevé, demandez alors  à vos acteurs clés d’apporter une contribution financière prise sur leur budget. Un projet artistique possède tant d’avantages indéniables en matière de valorisation de la marque et de motivation des salariés que les départements marketing et ressources humaines devraient soutenir une initiative qui dispose d’un financement adéquat.
    
6. PRENEZ SOIN DE VOS ŒUVRES D’ART
   Il n’y a rien de pire qu’une œuvre d’art endommagée, sale ou mal fixée. Il faut prendre contrôler régulièrement son état, assurez-vous qu’une personne soit bien chargée de le faire.
    
7. N’HESITEZ PAS A DEMANDER DE L’AIDE
   L’art est très subjectif, et même les décisionnaires aux échelons les plus élevés craignent que leur goût artistique ne soit pas partagé par les autres. Un tiers est souvent nécessaire pour éviter que le choix se porte sur l’œuvre d’art la moins discutable et au final la plus inintéressante. Un conseiller artistique peut également vous guider dans le monde notoirement obscur du marché de l’art, et vous aider à obtenir le meilleur prix pour vos acquisitions.
    

> Aller plus loin
Télécharger le rapport complet en anglais ici 
Le site de l'IAC http://www.internationalartconsultants.fr/ et celui du BCO : http://www.bco.org.uk/