1. Le maitre mot : Choisir un immeuble flexible

Il est indispensable de pouvoir optimiser ses espaces de travail, c'est-à-dire adapter le plateau de bureau à ses contraintes de travail. Un immeuble flexible permet à l’occupant de réduire les coûts, mais aussi de densifier pour supporter les pics d’activités qui peuvent entrainer des embauches pour de courtes périodes (consultants externes par exemple) Les entreprises doivent éviter de se retrouver dans l’obligation de prendre des extensions peu pratiques et compliquées à gérer. Attention à la qualité de la conception de l’immeuble : il est préférable d’avoir un bon ratio  SUN/ SUB (faire un lien vers l’article du blog ?) pour éviter l’obsolescence  structurelle.

Une localisation favorable : accessibilité et proximité des transports en commun, places de parkings… 
Ces points sont un élément primordial dans le choix de vos locaux car vos salariés y sont particulièrement sensibles.

2. Critères techniques

• La qualité de la climatisation : L’air qui circule dans les réseaux d’aération est souvent plus pollué que l’air extérieur, c’est pourquoi  des installations de dernière génération seront plébiscitées à l’inverse les installations anciennes. Le manque de puissance ou de flexibilité de l’installation ou encore un système non réglable et de piètre performance, participeront à la décote du bien.
• La qualité des éclairages : L’immeuble doit permettre  la pénétration de la lumière naturelle sans qu’elle soit directe, car gênante. Vérifier la performance des encastrés ou plafonniers et demander s’ils sont commandés par des détecteurs de présence.
• L’absence ou la présence de faux planchers : leurs besoins en informatique est grand. La présence à elle seule ne suffisant pas, l’utilisateur vérifiera également son épaisseur ou encore sa composition (dalle bois ou métal)
• Ascenseurs :  intelligents qui limitent les temps d’attentes des usagers tout en augmentant la capacité des cabines et la vitesse de ces dernières. Il conviendra de vérifier que ceux-ci sont aux normes actuelles et que le planning de travaux a été correctement suivi.
• Vérifier la qualité de l’isolation phonique et thermique en inspectant les menuiseries. Leur non remplacement peut entraver considérablement les conditions de travail des occupants, les nuisances extérieures étant nombreuses dans les villes et notamment sur les grandes artères qui composent les quartiers d’affaires.
• Ne vous attardez pas trop aux aspects décoratifs : ce point est généralement négocié dans les conditions financières du bail commercial dans le cadre des aménagements octroyés par le propriétaire.
• Les charges liées à l’immeuble
  Un bâtiment dont les charges sont élevées peut être un signe de vétusté des équipements ce qui impliquera des réparations lourdes dans les années à venir. Plus l’immeuble est vieillissant, plus nombreuses et coûteuses seront les réparations, modifications ou changements des équipements. La structure des baux commerciaux implique que l’article 606 du code civil soit à la charge du preneur. L’obsolescence du bâtiment entrainera inexorablement les charges vers des seuils à la limite du supportable pour certaines entreprises locataires.
• Etre vigilant au ratio charges/loyer
  Il est nécessaire de raisonner en loyer global afin de valider la cohérence du ratio charge/loyer. Dans le QCA la proportion des charges représente entre 10 et 20 % du loyer ce qui peut paraître raisonnable mais en première ou deuxième couronne, celles-ci vont représenter jusqu’à 30 et même 40 % dans certains cas du loyer lui-même.

3. Critère environnemental

La présence d’un label ou certification a trois intérêts principaux :

• Mieux gérer les dépenses énergétiques,
• Offrir un environnement de travail sain et un confort élevé à vos salariés,
• Permettre de véhiculer une image valorisante de votre entreprise.

CBRE a retenu cet extrait du mémoire de Pierre-Germain BONNAUD préparé dans le cadre d’un Master de Management Immobilier à l'ESSEC. Depuis 2010, Pierre-Germain BONNAUD dirige une équipe petites et moyennes surface de bureaux sur le secteur de Paris Etoile.

Interview avec Madame Bordalis, Directeur Administratif et Financier de la société Option Plus
Locataire de 350 m² au 107 avenue Georges Clemenceau 92000 Nanterre
Activité : Importateur, intégrateur à valeur ajoutée de solutions informatiques.
Site internet : www.optionplus.com

CBRE : Le déclic pour bouger ?
Mme Bordalis : Trouver le bureau idéal ! Ce serait un entrepôt dans le 8ème arrondissement de Paris !!! Je rêverais d’un bel immeuble Haussmannien avec une large porte à quai ! un site industriel en plein Paris en quelque sorte…Ou un loft ?! Mais c’est plutôt la zone industrielle qui correspondrait à notre activité.

En fait, Option Plus est installée au 107 avenue George Clemenceau depuis 19 ans. Nous avons eu l’opportunité à chaque fin de bail d’emménager dans des locaux disponibles mais, toujours dans le même immeuble. Nous avons occupé successivement le rez-de-chaussée, le deuxième et le cinquième étage pour revenir aujourd’hui au deuxième étage. Nous avons systématiquement fait le choix d’échapper à des travaux à effectuer sur notre plateau. Des travaux qui  auraient perturber notre activité. Mais … aujourd’hui plusieurs contraintes nous amènent à envisager un déménagement.

La seule réponse à cette accumulation de contraintes est de payer notre loyer en boycottant les charges !

• Tout d’abord, des problèmes de voisinage se posent. Récemment, de nouveaux locataires ont investi le 107 avenue Georges Clemenceau mais, ils exercent une activité qui s’adapte mal à  la configuration de l’immeuble et à l’activité de notre entreprise.
• D’autre part, des questions de vie courante se posent. Depuis plusieurs mois, nous subissons le dysfonctionnement du système d’alarme, du monte-charge, de la porte du parking et d’un ascenseur régulièrement bloqué !
• Enfin reste, la question financière. Les charges de cet immeuble 1960 sont trop élevées ! Elles représentent un tiers du loyer. A cela s’ajoute les dégradations d’un immeuble qui vieillit et qui nous impose un contrat de maintenance hors de prix !
   

Aujourd’hui, nous aimerions trouver des locaux d’une superficie égale à celle que nous possédons actuellement avec des charges moins élevées dans un immeuble plus récent. Le must serait une adresse proche de mon domicile à Rueil ou encore La Défense ou Nanterre. Bref une localisation qui répondrait à une adéquation entre prix et m² évidemment !

CP : Vos bureaux, vous les envisagez comment ?
Madame Bordalis : Comme un espace de travail pour le business ! Assurément. Mais aussi, un espace de bien-être qui dégage un style ! Le personnel doit se sentir bien et nous devons pouvoir recevoir nos clients et nos fournisseurs.
Et enfin, je privilégie un espace clair, un espace lumineux. Un bureau où je peux ouvrir ma fenêtre. J’aime l’air et la lumière.

CP : Qui influence votre choix ?
Madame Bordalis : Pour choisir de nouveaux locaux, je visite volontiers avec quelques uns de mes collaborateurs. Mais l’avis de l’ensemble d’entre eux est important !
L’agent immobilier lui, doit comprendre l’adéquation entre nos besoins et nos désirs. Il peut bien entendu nous influencer dans la négociation finale sur le choix d’un immeuble !

CP : Pourquoi CBRE ?
Madame Bordalis : J’ai rencontré Arthur Durand dans le cadre d’une de ses prospections téléphoniques. Comme beaucoup de PME, je fais l’objet de multiples sollicitations… Mais Arthur a fait la différence. Il a œuvré davantage comme un conseiller que comme un vendeur ! Au moment du renouvellement de mon bail, Arthur m’a accompagné dans la négociation avec mon propriétaire et cela sans contrepartie.

A ce jour, je n’ai pas encore mandaté CBRE, mais j’ai une image positive de cette entreprise. Et cela notamment pour leurs publications. Leurs études de marché, leur maîtrise des sujets plus généraux sur l’immobilier comme leur dernier Focus sur les datacenters.

CP ! Que pensez-vous des visites ?
Madame Bordalis : Visiter nécessite du temps. A cela s’ajoute une question pratique : il est préférable de visiter des locaux vides plutôt que des locaux occupés. On ne dérange personne et on peut plus facilement se projeter !

CP : Le déclic pour choisir ?
Madame Bordalis : En général, on réagit par sensibilité par rapport à un site.

CP : Quels ont été les travaux incontournables ?
Madame Bordalis : Le câblage. La connectique informatique et téléphonique incontournable pour notre activité. Mais, ce sont des travaux que l’on peut négocier dans la franchise de loyer… De surcroît, je connais nos besoins et des corps de métier, ce qui m’évite d’engager un aménageur. De toutes façons, notre taille ne le justifie pas.

CP : Pensez-vous avoir fait des erreurs, si oui lesquelles ?
Madame Bordalis : Oui, j’ai fait l’erreur de choisir la solution de facilité en renouvelant mon bail. J’aurais peut-être dû prendre le temps d’envisager un déménagement ! Masse de travail oblige, je ne l’ai pas fait.

CP : Quels conseils immobiliers donneriez-vous à un ami ?
Madame Bordalis : Je l’engagerais à s’informer sur les prix du marché. Il est nécessaire de vérifier à chaque fin de période triennale si le loyer est toujours cohérent avec les prix pratiqués sur le marché. Si cela n’est pas le cas,  il ne faut pas hésiter à négocier.

Cela reste une facilité de renouveler son bail. Mais un bail de neuf ans c’est long, surtout lorsque l’on comprend qu’au bout de 3 ou 6 ans on peut chercher de nouveau locaux et faire des économies… Puisque les prix évoluent.
En plus de cette veille sur les marchés, il serait judicieux d’interroger les sociétés ayant aménagées récemment dans son immeuble ou dans son quartier et bien sûr se rapprocher d’un agent immobilier pour connaître les prix en vigueur dans l’ environnement géographique qui nous intéresse.

CP : Quels sont les défauts et les qualités d’un agent immobilier ?
Madame Bordalis : Il faut qu’il fasse davantage de conseil ! Ses qualités doivent être l’honnêteté et la transparence.

CP : Votre devise professionnelle ?
Madame Bordalis : bouge pour avancer !