Le concept

Entendu à l’occasion de la conférence Arseg du 18/11/14 sur le thème Quels bureaux en 2020… Et après !

Privéssionnel : Ce mot inventé définit la mixité du travail et du hors-travail. Les frontières internes-externes à l’entreprise se diluent et les différents temps de vie professionnel, personnel, de loisirs et familial s’interpénètrent. Désormais, le temps et l’espace ne sont plus les principaux critères d’encadrement et de contrôle du travail.

Ce concept est bien illustré par ces citations :

• « Aujourd’hui nos espaces de bureau doivent allier l’esprit d’Haussmann à celui du Club Med » Jean Viard, CNRS.
• « L’entreprise doit devenir un lieu « d’happen space » où sont organisés des conférences, des évènements fédérateurs, qui permettront aux salariés de se sentir intégrés à la dynamique collective, tout en étant assez autonomes pour travailler où et quand ils le souhaitent. » Nicolas Maugery, Yad Initiative.

Des chiffres

Selon un 1/4 des Français, les entreprises seront de plus en plus disséminées et les managers n’auront pas besoin d’être physiquement présents tous les jours auprès de leurs équipes d’ici 2020.
40% des Français se disent disponibles pour le travail 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24 (50% au niveau mondial). Le signe d’un effacement de la frontière en vie professionnelle et vie personnelle ou de la volonté de travailler à tout prix ?

> Lire l’article complet sur le site blog-emploi paru le 19/11/14

Consulter les résultats synthétiques de l’excellente étude Cisco Connected World Report

L’intimité : un concept oublié sur le lieu de travail

Le besoin d’intimité peut être une envie de pouvoir travailler sans être exposé aux autres. L’intimité ce n’est pas ON ou OFF, il existe toute une série de nuances entre ces deux extrêmes. Dans une même journée, le besoin va varier en fonction du travail que vous avez à faire, du degré de concentration qu’il nécessite. Ce que nous avons observé c’est que tout le monde a besoin d’intimité, mais très peu de personnes en ont besoin en permanence. Il faut donc réfléchir à de nouveaux espaces qui mixent les différents besoins. David Rock, l’auteur de « Votre cerveau au bureau », a très bien décrit comment le bruit nuit à un travail efficace. Les salariés sont interrompus toutes les 11 minutes en moyenne et une fois interrompu, il faut 23 minutes pour se recentrer pleinement sur son travail. 

> Lire l’article Open space : « la baisse de la productivité est due à l’exposition au bruit », selon Catherine Gall publié dans l’Usine Nouvelle le 31/10/14 par Christophe Bys

Le travail du futur 

Digiwork fait émerger des scénarios plutôt extrêmes et explore ce qu’ils changeraient pour les différentes acteurs qui gravitent dans et autour de l’entreprise (chef d’entreprise, manager, jeune travailleur, travailleur en reconversion, stagiaire, politique, chômeur, actionnaire). Une vision prospective passionnante qui ne semble pas si lointaine pour certains secteurs de l’économie mais aussi des pistes pour les dirigeants qui souhaitent faire bouger les lignes du salariat.

• Tous intermittents : « Un travail, si je veux, quand je veux ! »
• L’entreprise apprenante, la formation pair-à-pair : « Les réseaux sociaux d’entreprises, premier dispositif de formation »
• Les réseaux interpersonnels d’activité : « Faites confiance à vos réseaux »
• Le Scrumisme ou l’entreprise agile : « Si vous ne le faites pas pour vous, faites-le pour le projet »
• Des congés illimités : « Faites ce que vous voulez, tant que vous remplissez les objectifs ! »
• L’entreprise comme utopie sociale : « Vous ne viendrez plus chez nous par hasard »
• L’entreprise étendue : « A partir de maintenant, vous entrez dans l’économie collaborative »
• Effets collatéraux du capitalisme cognitif : « Venez avec tout ce que vous êtes, nous saurons vous récompenser »

> Lire l’article complet Huit scénarios extrêmes pour imaginer comment nous travaillerons demain publié sur la Tribune le 17/10/14 par François Leclerc
> Pour en savoir plus sur le site de Fing

43 058 collaborateurs de 52 sociétés, essentiellement européennes, ont été interrogés sur la base de 4 critères : l’adéquation des espaces avec les activités professionnelles, l’adéquation du matériel, la qualité des services proposés et l’impact sur la culture, l’image et la productivité de l’entreprise.

Les résultats chiffrés :

• Seul 1 collaborateur sur 2 considère que son environnement lui permet d'être créatif.
• Seuls 53% des collaborateurs pensent que leur environnement de travail leur permet de travailler de façon productive.
• Près de la moitié demandent à bénéficier davantage d’espaces pour lire, s’isoler et faire des pauses.
• 73% font part de leur gêne quant au niveau de bruit.
• 53% des collaborateurs ne s’estiment pas "fiers" de leur environnement de travail.

> L'intégralité de l'étude sur le site de Deloitte

L'entreprise L'express publie une synthèse des résultats dans un article au titre évocateur " Taisez-vous, je travaille! Pas toujours facile de partager son bureau " > Lire l'intégralité de l'article ici

CBRE reprend ici les chiffres clés et l'infographie du baromètre Actinéo, observatoire de la qualité de vie au bureau, qui montre que "la satisfaction globale à l'égard de l'espace de travail s'effrite, s'érode", par rapport à la dernière enquête réalisée en 2011.

À quels problèmes sont confrontés les employés de bureau ?

52% des salariés sont gênés par des "nuisances sonores dues à des personnes", coups de fils et autres conversations des voisins de bureau (+ 18 points)
47% par des problèmes de température et de climatisation (+14 points)
44% par des problèmes d'attention liés à la circulation des personnes
38% des problèmes de place pour le rangement
31% des sièges de bureau inconfortables
26% des problèmes d'éclairage
Il est important de noter que tous ces points sont en nette progression par rapport à l'étude de 2011.

8 salariés sur 10 font le lien entre l'espace de travail et leur efficacité ou motivation

39% des sondés estiment que leur employeur n'accorde pas assez d'importance à l'aménagement de l'espace de travail, une proportion qui grimpe à 56% chez ceux qui travaillent en openspace.

Autres résultats intéressants, ceux de l'étude de Kim and Richard de Dear de l'université de Sydney publiés dans le Harvard business network Blog Network sous le titre de "Research: Cubicles Are the Absolute Worst" > L'intégralité de l'article ici

Le graphique ci-dessous indique que le manque d'intimité sonore est de loin le problème le plus gênant, puisque 60% des salariés travaillant en openspace indiquent que c'est une nuisance. Les autres nuisances sont le manque d'intimité visuelle et la température. 

Du fond des openspace, l’appel au silence transperce le bruit de fond des bureaux

Les murs ont fini par s'effondrer dans les bureaux, partout, mais les résidents des postes de travail modulaires en érigent toujours de nouveaux. Ils se barricadent derrière des caissons mobiles de classement des dossiers. Ils fortifient leurs cloisons par des tours de livres et de papier. Ou ils suivent une « loi évolutive de l’étiquette technologique », comme l’a formulé Raj Udeshi dans l'openspace qu’il partage avec ses homologues, des chefs d'entreprise de sociétés informatiques, dans le bas de Manhattan.

« Les casques, voici le nouveau mur », dit-il, en indiquant de l’index les oreilles recouvertes de ses voisins.

La culture du poste de travail modulaire tient déjà de la chute humoristique – combien de moyens peut-on trouver de se contrarier mutuellement toute la journée ? – mais aux dernières nouvelles, ces plaintes sont actuellement entendues par les interlocuteurs idoines, parmi lesquels se trouvent des cadres et des spécialistes en sciences sociales.

Les sociétés sont en train de repenser la conception des bureaux, en acheminant des bruits de fond spéciaux par les conduites pour améliorer l'acoustique et en recourant à des ingénieurs pour régler les problèmes de volume. « Masquer le son » est devenu une phrase qui fait parler d’elle dans les couloirs.

Les scientifiques, pour leur part, sont en train de mesurer l’infortune et la faible productivité des travailleurs distraits. Après avoir étudié 65 000 personnes au cours de la dernière décennie en Amérique du Nord, en Europe, en Afrique et en Australie, les chercheurs de l'université de Californie, Berkeley, relatent que plus de la moitié des employés de bureaux sont mécontents du niveau « d'intimité des conversations », ce qui en fait partout la première des récriminations dans les bureaux. « En général, les gens n’aiment pas l’acoustique des openspace’, dit John Goin, responsable de l'étude faite par le Center for the Built Environment de Berkeley. « Les fauteurs de troubles sonores ne sont pas si gênés que cela par le manque d'intimité, mais la plupart des gens ne sont pas contents et les concepteurs d’espace finissent par se mettre à faire attention au problème ».
 

Quand Autodesk, société logiciels, a déménagé dans un bâtiment en plan ouvert à Waltham, dans le Massachusetts, il y a trois ans, elle a installé ce que l'on appelle un système à bruit rose : un léger bruissement émis par l'intermédiaire de haut-parleurs, qui, à l’entendre, ressemble à un système de ventilation, mais qui est spécialement élaboré pour correspondre aux fréquences des voix humaines. Autodesk a fait fonctionner le système pendant trois mois sans le dire à ses salariés – puis, pour en mesurer l'impact, l’a arrêté un beau jour. « Nous avons été surpris du nombre élevé de plaintes que nous avons reçues », Charles Rechtsteiner, responsable des installations d’Autodesk. « Les gens ne savaient pas exactement ce qui avait changé, mais ils savaient que quelque chose n'allait pas. Ils se trouvaient gênés par des conversations à presque 20 mètres de distance. Quand le système est en marche, les conversations deviennent inintelligibles à une distance de 6 mètres ».

La raison d'être initiale du bureau en openspace, à part des économies d'espace et d'argent, était de favoriser la communication entre les salariés, meilleur moyen de les contraindre à collaborer et à innover. Il s'est avéré que trop de communication a parfois eu l'effet inverse : une perte d'intimité, plus l’envie urgente de tordre le cou à son voisin.
 
« De nombreuses études montrent que les gens ont des conversations plus brèves et plus superficielles dans des bureaux en openspace parce qu'ils ont conscience qu'on les entend parler, dit Anne-Laure Fayard, professeur de management au Polytechnic Institute de l’université de New York, qui a étudié les bureaux en openspace . « Chacun en est toujours au stade où il expérimente des moyens d’équilibrer le besoin de collaboration et le besoin d'intimité ».
 
Le bureau de M. Udeshi par exemple , chez l’incubateur d'entreprises N.Y.U.-Poly, un loft SoHo avec des dizaines de start-up hébergées dans des postes de travail modulaire de faible hauteur. Les chefs d'entreprise disent qu'il leur vient parfois des idées utiles en entendant des conversations qui ne leur sont pas destinées, mais qu’ils se retrouvent aussi à battre en retraite dans les toilettes ou dans un placard à balais pour bavarder en privé. En quand il leur faut discuter d'un sujet délicat avec quelqu'un qui est assis à côté d’eux, ils ont souvent recours à l'e-mail ou à la messagerie instantanée.
 
« On parle plus à des gens dans un bureau en openspace, mais je crois qu'on a moins de conversations intéressantes », dit Jonathan McClelland, consultant en énergie travaillant dans le loft. « On finit par être très interrompu par les pensées vagabondes des gens ».
 
Malgré l'existence de plaintes comme celle-ci partout dans le monde, la conception en openspace reste la norme, en partie parce qu'elle est moins chère, et en partie parce que de nombreux cadres pensent que les avantages l'emportent sur les inconvénients. Elle est particulièrement populaire dans les lieux de travail qui nécessitent une collaboration informelle constante, comme les salles de presse, les salles de marché et les bureaux de campagne politique.
 

Il existe au moins un défenseur connu du bureau en openspace qui ne baisse pas les bras, le maire de New York Michael R. Bloomberg, et il semble que l’« enclos » sans aucun mur qu’il a mis en place à la mairie ait gagné la faveur de beaucoup de ses utilisateurs. « L’enclos a vraiment permis la libre circulation de la communication et l'efficacité », dit Edward Skyler, ancien maire-adjoint qui travaillait à quelques mètres de M. Bloomberg. « Il a éliminé les sentinelles. Il n'y avait pas besoin de prendre rendez-vous pour voir quelqu'un ».

Paradoxalement, un lieu en effervescence comme une mairie peut être moins source de distraction qu'un bureau insonorisé. De nombreux bureaux sont maintenant si calmes qu’on y entendrait voler une mouche, grâce aux systèmes de ventilation silencieux, à la mise au rebut des machines à écrire crépitantes et à la victoire de l’e-mail sur le téléphone. Avec si peu de bruit en arrière-fond, les résidents des postes de travail modulaires ne peuvent s'empêcher d'entendre parler quelqu'un qui ose entamer une conversation.
 
Les chercheurs de l’Institut de la Santé au Travail de Finlande ont étudié précisément quelle est la portée de ces conversations et ont analysé leurs effets sur ceux qui leur prêtent une oreille volontaire : une baisse de 5% à 10 % de la performance des tâches cognitives exigeant l'utilisation efficace de la mémoire à court terme, comme la lecture, l’écriture ou d'autres formes de travail créatif. « Le bruit est le problème le plus grave du bureau en open space, et les conversations sont le type de bruit le plus perturbant parce qu'il est directement compris dans la mémoire de travail du cerveau », dit Valtteri Hongiston spécialiste en acoustique à l’institut. Il a constaté que les employés étaient plus contents et avaient une meilleure performance en tâches cognitives quand le son des conversations était masqué par le bruit de fond du gentil murmure d’une cascade.

Les concepteurs de bureaux ont commencé à ajouter des matériaux d'insonorisation aux postes de travail modulaires et à expérimenter des configurations qui donnent aux employés des endroits calmes où se retirer. La tactique commune est de réserver une petite pièce destinée aux conversations et aux appels téléphoniques. Mais parfois, la pièce est monopolisée par une seule personne qui la réquisitionne pour y travailler toute la journée, et d’autres fois, la pièce est peu ou pas utilisée.
 
Le professeur Fayard, le chercheur au N.Y.U., a constaté qu'on évite certaines salles de réunion parce qu'elles semblent trop formelles et intimidantes. « Les gens font attention à l'image, comme s'ils se retiraient dans la pièce pour cacher quelque chose ou pour parler d'un problème », dit-elle. Il est souvent mieux d'avoir un mélange de proximité et d'intimité en ayant un espace intermédiaire, comme un renfoncement où les gens peuvent aller pour bavarder un peu ».
 
À titre d'exemple supplémentaire de cet espace intermédiaire, l’on peut citer la banquette de séparation délimitant un espace réservé, que les concepteurs de bureaux ont récemment copié des restaurants. Dans le bureau d’East Village de What If, société de consultants, les gens qui veulent parler peuvent se retirer sur des banquettes style brasserie, à la frontière de l’openspace commun.
« Il y a quelque chose de très satisfaisant dans une banquette de séparation », dit Barrie Berg, le directeur de l'implantation américaine de l'entreprise. « On peut voir ce qui se passe autour de soi, et les gens peuvent vous voir, mais vous êtes toujours en train d’avoir une conversation privée sans déranger personne autour de vous. Nous sommes une culture de gens qui travaillons mieux avec un bruit de fond autour de nous, mais il faut que ce bruit de fond soit gérable ».