Préparer un déménagement de locaux de bureaux peut parfois être compliqué. Ce projet doit bien évidemment être le fruit d’une co-construction avec les collaborateurs pour maximiser les chances qu’il corresponde à leurs attentes. Voici 10 conseils pour ne rien oublier.

En bref :

1 – Auditez & définissez votre stratégie.
2 – Renégociez votre bail ou déménagez ?
3 – Rédigez votre cahier des charges
4 – Estimez les surfaces nécessaires
5 – Choisissez votre implantation géographique
6 – Privilégiez une bonne desserte en transport & parkings
7 – Communiquez sur votre culture d’entreprise à travers vos bureaux
8 – Favorisez la flexibilité selon l’activité de votre entreprise
9 – Anticipez vos besoins techniques
10 – Aménagez stratégiquement vos bureaux

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Un peu plus d’un tiers des entreprises a prévu d’embaucher un responsable UX, laissant entrevoir le développement prochain de programmes formalisés en ce domaine.

Témoignant de la priorité nouvelle accordée à l’humain par les entreprises, la mise en place de programmes formalisés d’amélioration de l’eXpérience Utilisateur (UX) constitue l’un des moyens de répondre aux besoins des salariés (et, peut-être, de manière plus large des clients et autres acteurs clés gravitant autour de l’entreprise) en matière de qualité des aménagements, de l’environnement et des services. Si, comme les résultats de notre enquête le suggèrent, cette démarche reste pour l’instant minoritaire, les entreprises l’ayant déjà mise en œuvre mettent principalement l’accent sur la qualité de l’environnement physique et expriment leur capacité à payer une prime pour des immeubles dont les caractéristiques favorisent une meilleure eXpérience Utilisateur (UX). Par quels moyens comptent-elles y parvenir ?

Actuellement, 37 % seulement des entreprises disposent d’une stratégie UX formelles ou ont prévu d’en finaliser une (voir Visuel 1), une démarche toutefois plus répandue parmi les entreprises technologiques (70 %) que dans les autres secteurs. Si certaines sociétés, tout en visant au même résultat, ne voient sans doute pas le besoin de développer un programme formalisé, parmi celles qui ont franchi le pas, 63 % le considèrent comme un avantage compétitif clé et presque la moitié (48 %) le voit comme partie prenante d’une stratégie plus large de conduite du changement. En d’autres termes, les programmes formalisés UX ne se limitent pas à un simple exercice cosmétique mais s’appuient sur une réflexion approfondie en matière d’objectifs, de moyens et de synergies avec d’autres initiatives de l’entreprise

  Dans le même temps, un peu plus d’un tiers prévoit d’embaucher un responsable UX, laissant entrevoir le développement prochain de programmes formalisés en ce domaine. Les objectifs prioritaires mis en avant en matière de stratégie UX sont les suivants : permettre une meilleure collaboration (91 %), favoriser les gains de productivité (82 %) et attirer/retenir les talents (82 %) (voir Visuel 2). Concernant ce dernier point, notons que relativement peu de sociétés (28 %) ont mis en place un programme UX par crainte de perdre des salariés au profit de concurrents plus en pointe en la matière. En d’autres termes, l’absence de programme UX n’est pas perçue comme problématique. En revanche, son existence est envisagée comme un plus, source de bénéfices significatifs pour les salariés

Les deux tiers des entreprises affirment qu’une offre UX améliorée de la part du propriétaire serait susceptible d’influencer leur choix d’immeubles et une proportion similaire accepterait de payer une prime pour en bénéficier.

4 axes structurent les différentes stratégies UX : la qualité de l’environnement, celle des services et des équipements, l’animation d’une communauté et la mise à disposition d’outils facilitateurs, l’accent étant généralement mis sur les deux premiers. L’attention forte portée à certains aspects relatifs à la qualité de l’environnement, tels que le confort thermique et la sécurité (86 %), ou à la qualité des services/équipements, tels que la restauration et le fitness (69 %), illustre la priorité que les entreprises accordent pour l’instant aux éléments de nature matérielle ou physique en relation avec le bâtiment (voir Visuel 3).

Les thématiques relatives à l’animation de la communauté (organisation d’évènements internes, politique de bénévolat) retiennent beaucoup moins l’attention (37 %). Cela ne signifie pas pour autant qu’elles soient intrinsèquement considérées comme sans importance, certaines entreprises les développant sans les intégrer dans un processus formalisé. Par ailleurs, il est probable que la priorité actuellement donnée à l’environnement et aux équipements/services représente la première étape d’un processus appelé à progressivement s’étendre et se perfectionner. Nous nous attendons donc à voir à l’avenir les programmes UX se diffuser et se complexifier.

Au final, même si une minorité de sociétés dispose actuellement d’un programme UX formalisé, la question impacte sensiblement leurs choix immobiliers : deux tiers d’entre elles affirment qu’une offre UX améliorée développée par le propriétaire serait susceptible d’influencer leur choix. Surtout une proportion similaire accepterait de payer une prime pour en bénéficier. Les investisseurs devraient donc considérer l’orientation privilégiée des stratégies UX vers des aspects matériels en relation avec la conception des bâtiments comme une opportunité pour se démarquer de la concurrence en proposant les immeubles ad hoc. Et pour cela évaluer la rentabilité de programmes d’adaptation de leur patrimoine aux problématiques UX tout en explorant les possibilités d’en partager le coût avec l’utilisateur.

Dans le même temps, les deux tiers des répondants mettent l’accent sur les outils technologiques comme facteur clé des programmes UX. En ce sens, la politique d’amélioration de l’eXpérience Utilisateur constitue l’une des composantes de la stratégie plus globale d’investissements technologiques des entreprises que nous allons aborder dans le chapitre suivant.

Avant de choisir ses bureaux, il est impératif de cerner ses besoins d’aménagement et d’équipements techniques. CBRE vous partage ses conseils et les tendances actuelles du marché.

Favoriser la flexibilité des espaces bureaux pour permettre l’évolution des méthodes de travail.

Un immeuble doit pouvoir s’adapter à l’évolution économique d’une entreprise et aux contraintes occasionnées par les fluctuations de son activité. Un immeuble de conception flexible permet à l’occupant de restituer des mètres carrés inutiles ou de densifier les surfaces pour supporter les pics d’activité qui peuvent entrainer des embauches pour de courtes périodes (consultants externes, par exemple). Les entreprises doivent éviter de se retrouver dans l’obligation de prendre des extensions peu pratiques et compliquées à gérer. Attention donc à la qualité de la conception de l’immeuble comme à la souplesse des aménagements d’espace de bureaux.

Anticiper les besoins techniques

Les exigences varient selon les entreprises mais, le cahier des charges doit comprendre un volet technique qui recense les points suivants :
• Chauffage & climatisation
• Éclairages &acoustique
• Câblage électrique & informatique
• Faux-planchers & faux-plafonds
• Ascenseurs
• Sécurité et sûreté de l’immeuble
• RIE
• Label environnemental des immeubles : les nouveaux immeubles tendent à obtenir des certificats qui attestent d’une démarche qualité de construction, supposés garantir une efficacité environnementale et énergétique. Choisir un immeuble bénéficiant d’un label peut garantir un certain confort, mais leur nombre reste encore très minoritaire dans le parc de bureaux français.

Adapter l’aménagement des espaces Bureaux

La réussite d’un déménagement dépend également d’un aménagement des espaces tertiaires et d’une architecture intérieure en ligne avec la dynamique que l’entreprise souhaite créer.

• Bureaux paysagés & bureaux cloisonnés : l’open space (incluant les bureaux collectifs ou semi-collectifs) s’affirme. L’organisation y gagne en fluidité, innovation et transparence. Mais il existe un compromis entre un décloisonnement total sur un plateau réunissant 50 salariés et la combinaison d’espaces ouverts semi-privatifs favorisant les échanges entre petits groupes de travail sans imposer les désagréments de l’open stress.
• Salles de réunion & espaces collaboratifs : qui n’a pas erré dans les locaux de son entreprise à la recherche d’une salle de réunion disponible ? Pour finir à 3 dans une salle prévue pour 15 personnes (ou pire, l’inverse) ? Prévoir donc un équilibre entre les différents lieux de rencontre pour plus de multiplicité, de liberté et de créativité.
• Espace détente : le bien-être des salariés est une notion assimilée par les RH ; pas uniquement par pur altruisme mais aussi pour stimuler la productivité.
• Design & architecture : l’objectif est de gagner de l’espace tout en privilégiant des lieux intimistes et privatifs, y compris dans les grands immeubles. Même si chaque entreprise est motivée par des impératifs différents, les grands objectifs sont souvent similaires : créer du bien-être et optimiser les coûts.

Besoin de conseils complémentaires ? Découvrez aussi comment évaluer ses besoins et définir sa stratégie immobilière ainsi que nos conseils pour choisir une implantation géographique stratégique.

Auteur : Yann Miolini Responsable Marketing Agence & Tenant Rep. CBRE 

Le SIMI 2017 ouvre ses portes du 6 au 8 décembre au Palais des Congrès – Porte Maillot – Paris. Retrouvez nos équipes sur le stand D 35 au 1er étage.

Mercredi 6 décembre

Conférence 15h30 -17h00

Salle 242 A – Niveau 2

 « La Zone Euro, nouvel Eldorado » organisée par Périal Asset Management

Intervenants : Abdallah Ould Brahim Senior Director CBRE Capital Advisors, Yann Guivarc’h Directeur général Périal Asset Management, Didier Unglick PDG Etoile Properties, Karim Habra Managing Director Lasalle Investment Management, Silke Nadolni Avocate Associée LPA-CGR, Béatrice Guedj Directrice Recherche et Etudes IEIF

Animateur : Béatrice Guedj Directrice Recherche et Etudes IEIF

Conférence 16h00 – 17h00

Salle 342 A – Niveau 3

« Ubérisation, Digitalisation, Désintermédiation… Le numérique va-t-il révolutionner la transaction en immobilier d’entreprise ? »

Intervenants : Olivier Gérard CBRE Managing Director Transaction Services, Sophie Desmazières Présidente Bureauxlocaux et Robin Rivaton CEO Real Estech

Animateur : Eric Tréguier Challenges

Conférence 17h30 – 18h30

Salle 351 – Niveau 3

« Seniors versus Etudiants : le parcours résidentiel inventé »

Animateurs : Abdallah Ould Brahim Senior Director CBRE Valuation et  Sébastien Lorrain Senior Director CBRE Résidentiel et actifs alternatifs

Intervenants : Laurent Bourghaba,Président Groupe STEVA, Emeric Lacourte, Président W Asset Management, Philippe Prouillac,Senior Advisor Bouwfonds Investment Management.

  Jeudi 7 décembre

Intervenants : Jérôme Le Grelle Executive Director Retail CBRE, Sophie Schmitt Directrice des projets urbains IDF LINKCITY, Olivier Dauvers Expert Grande Conso, Vincent Mousseigne Directeur Général IMMO MOUSQUETAIRES

Animateur : Simon Boutigny, Rédacteur en chef Adjoint La Correspondance de l’Enseigne

Table ronde 16h00 -17h00

Salle 251 – Niveau 2

« Espaces de travail, lieux de vie. Retour d’expériences sur les nouvelles postures au travail »

Intervenants : Adeline Attia UB Trends, Julien Dehée  Head of Fondations Blablacar, Martine Bordoné  Directrice de projet Digital et nouveaux modes de travail, Orange.

Animateurs : Bérengère Oster Directrice Clients Solutions CBRE, Olivier Cros Director Studio CBRE Design & Project

Intervenant : Pierre-Louis Dumont Directeur activités CBRE Global Logistic Services

Retrouvez-nous autour d’un cocktail organisé par CBRE Jeudi 7 décembre à partir de 18h30 Stand D35

Vendredi 8 décembre

Conférence 14h30 – 16h00

Salle 351 – Niveau 3

« Nouveaux concepts, nouveaux modèles économiques »

Intervenants : Catherine Rawanduzi Senior Director CBRE Hôtels, Pierre Beckerich Gérant Yooma et Euragone Investment Management, Dominique Ozanne Directeur Général Hotels & Hospitality Management Foncière des Régions, Matthieu Perrin Brand & Operations VP JO&JOE Accorhotels

Animateur : Vanguelis Panayotis Chief Excecutive Officer Hospitality-On

Dans le cadre d’une série d’interviews, Olivier Cros directeur du Studio CBRE Design & Project s’exprime sur le sujet du Flex Office, une tendance de fond qui fait passer le bureau d’un environnement individuel figé à un environnement collectif et dynamique.

Comment est-on passé de l’Open-space à cette conception flexible des espaces de travail dits Flex Office ?

OC : Le Flex Office est la conséquence de deux constats. Le premier montre qu’aujourd’hui, lorsque l’on circule dans les espaces de travail des entreprises, on réalise que les bureaux sont globalement vides. Une tendance que confirme scientifiquement les études d’occupation des espaces en mesurant l’occupation des espaces. Il y a toujours en moyenne à un temps T, 40% des postes de travail qui sont inoccupés. Et lorsque l’on dit inoccupé, cela ne signifie pas que la personne est en réunion, travaille ailleurs avec un collègue ou fait une pause-café ! Cela signifie réellement que la personne n’est pas dans les locaux, parce-qu’elle est en réunion à l’extérieur, en formation , en congé ou en arrêt de maladie. Un constat qui engage de plus en plus de directions immobilières à s’interroger sur les 40% des espaces inutilisés. Une question qui s’impose quand on sait que le coût des espaces de travail est le second poste de coût pour les entreprises du tertiaire après la masse salariale. Le deuxième constat est que cette tendance de bureaux vides va se renforcer si l’on en croit le prolongement des courbes actuelles de modifications des modes de travail.

Comment définiriez-vous le Flex-Office ?

OC : Le Flex Office obéit à deux règles majeures. La première d’entre elles est l’absence d’attribution d’un poste de travail à un salarié, qui doit désormais utiliser l’espace de travail selon la nature de ses missions. La deuxième de ces règles est qu’il y a moins de bureau que de collaborateurs. Compte tenu de la mise en place d’une logique de desk sharing, ce sont des règles disruptives, destructurantes au regard des habitudes ancrées traditionnellement dans les entreprises. Ce nouveau modèle engage les utilisateurs à réfléchir sur l’intégration de principes structurants.
Le premier est de créer la notion de « Quartier ». Le Flex Office n’est pas une flexibilité des espaces dans l’immeuble, mais dans un « Quartier », un espace dédié à une équipe ou à un pool d’équipes qui a l’habitude de travailler ensemble. Cette notion de « Quartier » marque une appartenance à une équipe qui a régulièrement des interactions. Le deuxième de ces principes structurants est le fameux casier individuel dont dispose chaque salarié pour ses affaires personnelles. Un espace de rangement personnel et individuel situé à proximité de son « Quartier » qui constitue un élément d’ancrage très fort pour les salariés dans les entreprises. A titre d’exemple dans les locaux de Microsoft à Munich chacun peut décorer la porte de son casier à son goût. La règle d’or du Flex Office repose sur le calcul du bon taux de partage des espaces et des postes de travail et que l’on appelle le taux de desk sharing. Un taux qui s’analyse scientifiquement et qui détermine si l’on conçoit 1 poste pour 1, 2 salariés ou 1 poste pour 1, 4 ou 1 poste pour 2 salariés ou 1 poste pour 5 salariés comme cela peut se concevoir dans les extrêmes absolus.

Une réponse logique à l’évolution des modes de travail ?

OC : La mise en place d’un Flex Office, se construit sur la base d’un constat et d’un pari sur le futur. On anticipe sur le fait que les collaborateurs étant moins présent, les espaces seront organisés de manière différente. Ils pourront être réduits ou de nature différente, plus orientés vers les espaces collaboratifs qu’individuels. Auparavant, le travail était essentiellement posté, individuel et prévisible alors qu’aujourd’hui le travail tend à être est nomade, collectif et imprévisible. Le Flex Office sur son principe répond à cette évolution des nouveaux modes de travail.
Si l’on fait par exemple l’analogie avec la dimension hôtel qui se construit autour d’espaces collectifs. Dans un hôtel, aucune chambre ne vous est attribué nommément. Si vous retournez une 2ème fois dans le même hôtel, vous aurez une autre chambre. Le principe est le même pour le bureau. On a longtemps pensé le bureau comme un espace individuel mais il devient un espace collectif au même titre qu’un hôtel, un café, ou une restaurant sont des espaces collectifs. Le raisonnement peut s’appliquer pour un avion, on a toujours moins de place que de personnes susceptibles de venir de manière purement théorique. L’approche dans la mise en place du Flex Office est logique et non dogmatique. Il ne s’agit pas de nier la place d’un individu que l’on considère comme interchangeable dans l’entreprise, mais on applique simplement au bureau qui est un lieu collectif, les mêmes règles qu’à tous les autres lieux collectifs.